Angaben gemäß Digitale-Dienste-Gesetz (DDG)
Deutsches Zentrum für Infektionsforschung e.V. | Inhoffenstr. 7 | 38124 Braunschweig
Vereinsregister: VR 200994 | Registergericht: Amtsgericht Braunschweig
Prof. Dr. Dirk Busch (Vors.) | Prof. Dr. Hans-Georg Kräusslich (stellv. Vors.) | Prof. Dr. Maura Dandri | Prof. Dr. Andreas Peschel | Prof. Dr. Thomas Pietschmann
Telefon: +49 531 6181 1152 | E-Mail: info@dzif.de
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Dr. Timo Jäger
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(1) Das Deutsche Zentrum für Infektionsforschung (nachstehend „DZIF“) unterhält zur unternehmensinternen Kommunikation eine Plattform, welche sich vorrangig an die Beschäftigten des DZIF richtet. Hierbei handelt es sich um das sog. DZIF-Portal. Ferner wird weiteren (Gast-)Nutzer:innen der Zugang zum Portal ermöglicht, welche in § 1 lit. a. (s.u.) näher definiert sind.
(2) Durch Zugriff oder durch Nutzung des Portals des DZIF erklärt sich der/die Nutzer:in mit diesen bzw. nachstehenden Nutzungsbedingungen (nachstehend „Vereinbarung“) vollumfänglich einverstanden. Nähere Bestimmungen finden sich in § 2 (s.u.).
(3) Diese Vereinbarung für das Portal des DZIF soll einen verantwortungsvollen Umgang mit dieser Plattform gewährleisten. Mit dieser Plattform verfolgt das DZIF mehrere Ziele. Zum einen soll der Informationsaustausch innerhalb des DZIF schneller und attraktiver gestaltet werden und zum anderen sollen Mitarbeitende Kontakte innerhalb des DZIF pflegen können. Die Nutzung des Portals ist für die Nutzer:innen unentgeltlich.
(4) Falls der/die Nutzer:in das Portal und/oder damit verbundene Dienste im Namen eines Unternehmens oder einer anderen Organisation nutzt, dann bezeichnet „Nutzer:in“ auch diese Organisation, so dass die Organisation an diese Vereinbarung ebenso gebunden ist.
(5) Diese Vereinbarung gilt für Nutzer:innen mit Sitz in Deutschland und wird abgeschlossen mit:
Deutsches Zentrum für Infektionsforschung e.V.
Inhoffenstr. 7
38124 BraunschweigVereinsregister: VR 200994
Registergericht: Amtsgericht Braunschweig
Vertreten durch den Vorstand:
Kontakt:
(6) Im Folgenden wird daher ein Kodex an Regeln aufgestellt, die eingehalten werden sollen, damit eine sinnvolle und rechtskonforme Nutzung des DZIF-Portals möglich ist.
(1) Nutzer:innen müssen sich für das DZIF-Portal registrieren (Kontoeröffnung), um das DZIF-Portal zu nutzen. Die von ihnen übermittelten Kontoinformationen (nachstehend „Daten“ genannt) müssen korrekt, aktuell und für die Pflichtfelder vollständig sein. Nutzer:innen verpflichten sich, die Daten auf dem neuesten Stand zu halten, damit das DZIF oder seine verbundenen Unternehmen Mitteilungen, Erklärungen und andere Informationen per E-Mail oder über das Nutzerkonto senden kann.
(2) Zur Registrierung ist eine E-Mail-Adresse der/des Nutzer:in/s als Benutzername notwendig. Im Prozess der Registrierung wählt der/die Nutzer:in ein eigenes Passwort für sich aus. Der Austausch von Informationen durch Beschäftigte ist nur zulässig, wenn die Betroffenen in diese automatisierte Verarbeitung eingewilligt haben. Der Austausch von Informationen bei Nutzer:innen, die nicht im direkten Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen, ist nur zulässig, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist oder der entsprechende Arbeitgeber der betroffenen Person (genauer eine DZIF-Partnerorganisation) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
(3) Zwischen den Parteien ist der/die Nutzer:in für die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner/ihrer Daten verantwortlich.
(4) Der/die Nutzer:in muss sicherstellen, dass alle IDs, Passwörter und andere Zugangsdaten für den DZIF-Portal-Dienst streng vertraulich behandelt und nicht an Unbefugte weitergegeben werden. Jede:r Nutzer:in des Portals ist hiernach verpflichtet, sein/ihr Passwort geheim zu halten und keine falschen persönlichen Daten in seinem/ihr Profil anzugeben. Der/die Nutzer:in ist für alle Handlungen verantwortlich, die unter Verwendung seiner/ihrer Konten, Passwörter oder Zugangsdaten vorgenommen werden. Der/die Nutzer:in hat das DZIF unverzüglich über jeden Sicherheitsverstoß oder jede unberechtigte Nutzung seines/ihres Kontos zu informieren.
(5) Konten werden nur den Nutzer:innen selbst gewährt und dürfen nicht mit anderen geteilt werden.
(6) Nach der erfolgreichen Registrierung wird der/die Nutzer:in zum Bearbeitungsmodus seines/ihres persönlichen Profils weitergeleitet. Bei der Erstellung des Profils können beispielsweise Angaben zu folgenden Punkten gemacht werden:
(1) Das DZIF-Portal gibt den Nutzer:innen die Möglichkeit, dieses zu dienstlichen Zwecken zu nutzen. Eine dienstliche Nutzung des Portals ist jede Nutzung durch den/die Nutzer:in, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Tätigkeit für das DZIF oder externen Kooperationspartnern steht.
(2) Das DZIF gewährt dem/der Nutzer:in ein weltweites, nicht exklusives, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht und ein Nutzungsrecht (nachstehend „Lizenz“) während der jeweiligen Nutzungsdauer, auf die in den angegebenen Portal-Dienste zuzugreifen und zu nutzen, jedoch nur in Übereinstimmung mit den Bestimmungen und Bedingungen dieser Vereinbarung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf alle anwendbaren servicespezifischen Bedingungen, der Dokumentation und allen anwendbaren Beschreibungen des Nutzungsumfangs.
(3) Folgende Handlungen sind dem/der Nutzer:in insbesondere untersagt:
(4) Der/die Nutzer:in erkennt daher an, dass er/sie nur ein begrenztes Recht zur Nutzung des Portal-Dienstes erhält.
(5) Diese Nutzungsvereinbarung stellt keinen Leasing- oder Mietvertrag über Computersoftware dar. Der DZIF-Portal-Dienst wird online gehostet und ist über Web-Apps zugänglich.
(6) Der/die Nutzer:in stimmt zu, dass das DZIF ggf. alle Rechte, Titel und Interessen (einschließlich aller Rechte an geistigem Eigentum) für die Teile der DZIF-Portal-Technologie (die Vertrauliche Informationen vom DZIF darstellt) behält und alle Lizenzen behält, die nicht ausdrücklich in dieser Vereinbarung gewährt wurden.
(1) Zwischen den Parteien behält der/die Nutzer:in alle Rechte, Titel und Interessen (einschließlich aller Rechte am geistigen Eigentum) an den Nutzer:innen-daten. Insoweit gewährt der/die Nutzer:in dem DZIF hiermit ein nicht exklusives, weltweites, lizenzgebührenfreies Recht und eine Lizenz zum Sammeln, Verwenden, Kopieren, Anzeigen, Ausführen, Speichern, Übertragen, Modifizieren und Erstellen von abgeleiteten Werken der Nutzer:innen-daten, jedoch nur in dem Umfang, der für die Bereitstellung des Portal-Dienstes und der damit verbundenen Dienste für den/die Nutzer:in erforderlich ist.
(2) Das DZIF verpflichtet sich, wirtschaftlich angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Nutzer:innendaten vor unbefugter Offenlegung und Veränderung zu ergreifen, die auf der Webseite des DZIF beschrieben und derzeit unter nachstehendem Link verfügbar sind: https://legal.dzif.de/toms.
(3) Die Sicherheitsmaßnahmen des DZIF umfassen:
a. die Speicherung von Daten auf Servern an physisch abgesicherten Standorten innerhalb des Anwendungsraums der EU-DSGVO;
b. den Einsatz von Firewalls, Zugangskontrollen und ähnlichen Sicherheitstechnologien zum Schutz der Daten vor unautorisierter Offenlegung und Veränderung.
(4) Informationen, die ein:e Nutzer:in postet, einschließlich seiner/ihrer persönlichen Daten, werden damit anderen Nutzer:innen im DZIF-Portal zugänglich. Manche Bereiche des DZIF-Portals sind allen Nutzer:innen zugänglich, wie z. B. das (Mitarbeiter:innen-)Profil. Zu anderen Bereichen wie z. B. einer Projektgruppe, hat nur ein begrenzter Benutzer:innenkreis Zugang. Persönliche Daten, die sich auf Kontaktdaten, Position im Unternehmen, Standort, berufliche Erfahrung, Kompetenzen und Qualifikationen beziehen, sind allen Nutzer:innen innerhalb des DZIF-Portals zugänglich. Die persönlichen Daten des/der Nutzers/Nutzerin werden dazu verwendet, es allen anderen Nutzer:innen zu ermöglichen, den/die jeweils andere:n Nutzer:in und seine/ihre Kontaktdaten zu finden.
(5) Nutzer:innen dürfen keine persönlichen Daten Dritter innerhalb des DZIF-Portals hochladen, ohne sich vorher die Zustimmung des Dritten mittels einer Einwilligung erteilen zu lassen. Der/die Dritte soll darauf hingewiesen werden, dass seine persönlichen Daten innerhalb des DZIF-Portals ausgetauscht werden können. Bei nicht geschäftsfähigen Personen muss die Einwilligung durch den gesetzlichen Vertreter erfolgen.
(1) Der/die Nutzer:in verpflichtet sich insbesondere:
a. alle Bedingungen von Dritten einzuhalten, die für alle Drittanbieterdienste gelten, die in Verbindung mit dem DZIF-Portal-Dienst verwendet werden;
b. keine Maßnahmen zu ergreifen, die dazu führen würden, dass das DZIF, seine verbundenen Unternehmen oder der Portal-Dienst den Bedingungen von Dritten unterliegen;
(2) Der/die Nutzer:in erkennt an, dass das DZIF die Inhalte nicht überwacht oder überprüft, und dass der/die Nutzer:in zwischen den Parteien für seine/ihre hochgeladenen oder veröffentlichten Inhalte verantwortlich ist.
(3) Mit der Nutzung des DZIF-Portals stimmt der/die Nutzer:in insbesondere zu, dass alle Inhalte, die er herauflädt, verlinkt oder auf die er verweist, rechtmäßig sind und dass er keine Inhalte herauflädt, verlinkt oder verweist, die:
(4) Das Portal ermöglicht es, mit anderen zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Netzwerke zu pflegen. Jede:r Nutzer:in verpflichtet sich daher, immer rechtmäßig zu handeln und insbesondere Abstand zu nehmen von Handlungen oder sonstigen Verhaltensweisen,
(5) Jede:r Nutzer:in verpflichtet sich, bei der Nutzung des DZIF-Portals verantwortungsvoll zu handeln und insbesondere:
(1) Beide Parteien stellen sich gegenseitig von allen Ansprüchen frei, die von Dritten gegenüber der jeweiligen Partei geltend gemacht werden und die auf einem schuldhaften Verhalten der jeweiligen Partei bzw. der ihm zurechenbaren Personen beruhen.
(2) Die Haftung jeder Partei ist unbeschränkt bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten.
(3) Die Haftungsbeschränkungen des § 6 gelten nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer schuldhaften Pflichtverletzung beruhen.
(4) Beide Parteien haften nicht für überlassene fehlerhafte Informationen, die auf Fehlern von Dritten beruhen, außer es handelt sich um Unterauftragsnehmer, Bevollmächtigte oder andere Dritte, die unter der Kontrolle der betreffenden Partei stehen.
(5) Die gesamte DZIF-Portal-Technologie und die damit verbundenen Dienste werden „wie sie sind“ und „nach Verfügbarkeit“ zur Verfügung gestellt. Das DZIF übernimmt insoweit keine ausdrückliche oder stillschweigende, gesetzliche oder sonstige Garantie, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Garantien der Marktgängigkeit, des Eigentums, der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten.
(6) Das DZIF gibt keine anderen Zusicherungen, Garantien oder Gewährleistungen, dass die DZIF-Portal-Technologie den Anforderungen oder Erwartungen des/der Nutzers/Nutzerin entspricht, dass die Daten korrekt, vollständig oder verlustfrei erhalten werden, oder dass die Portal-Technologie rechtzeitig, ununterbrochen oder fehlerfrei zur Verfügung steht.
(7) Das DZIF weist den/die Nutzer:in darauf hin, dass Einschränkungen oder Beeinträchtigungen des DZIF-Portals entstehen können, die außerhalb des Einflussbereichs vom DZIF liegen. Hierunter fallen insbesondere Handlungen von Dritten, die nicht im Auftrag vom DZIF handeln, vom DZIF nicht beeinflussbare technische Bedingungen des DZIF-Portals sowie höhere Gewalt. Auch die von Nutzer:innen genutzte Hard- und Software und technische Infrastruktur kann Einfluss auf die Nutzung des DZIF-Portals haben. Soweit derartige Umstände Einfluss auf die Verfügbarkeit oder Funktionalität des DZIF-Portals haben, hat dies keine Auswirkung auf die Vertragsgemäßheit dieser Vereinbarung.
(8) Das DZIF ist in keiner Weise verantwortlich oder haftbar für Drittanbieterdienste oder nicht-DZIF-Portal-Dienste (einschließlich Verzögerungen, Unterbrechungen, Übertragungsfehler, Sicherheitsausfälle und andere durch diese Elemente verursachten Probleme), die von Nutzer:innen unter Verletzung dieser Vereinbarung zur Verfügung gestellt wurden, oder für die Erfassung oder Verwendung und Offenlegung von Daten, die durch diese Vereinbarung genehmigt wurden.
(9) Das DZIF garantiert nicht, dass die Sicherheitsmaßnahmen fehlerfrei sind und ist nicht verantwortlich oder haftbar für unbefugten Zugriff, der außerhalb der angemessenen Kontrolle des DZIF liegt.
(10) Die Haftungsausschlüsse des § 6 gelten im größtmöglichen Umfang, der nach geltendem Recht zulässig ist, ungeachtet etwaiger anderslautender Bestimmungen in dieser Vereinbarung. Der/die Nutzer:in kann weitere gesetzliche Rechte haben.
(11) Die sich aus den Regelungen des § 6 ergebenden Haftungsbegrenzungen gelten in gleichem Umfang zugunsten der Organe, gesetzlichen Vertreter, Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen des DZIF.
(1) Das DZIF stellt über seine Webseite webbasierten Support zur Verfügung (derzeit verfügbar unter https://support.dzif.de )
(2) Jegliche Supportleistungen unterliegen der hier beschriebenen Vereinbarung.
(1) Diese Vereinbarung zwischen den Parteien gilt so lange, bis der/die Nutzer:in sein/ihr Konto aktiv schließt. Das kann bspw. bei Nutzer:innen, die interne Mitarbeitende der DZIF-Mitgliedseinrichtungen sind, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sein.
(2) Jede Partei kann diese Vereinbarung kündigen, wenn die jeweils andere Partei einen wesentlichen Verstoß gegen diese zu verantworten hat.
(3) Das DZIF kann zudem diese Vereinbarung auch dann sofort kündigen, wenn der/die Nutzer:in gegen die Bestimmungen des § 3 und/oder § 5 verstößt oder wenn er/sie wiederholt gegen diese Vereinbarung verstößt.
(4) Mit Kündigung dieser Vereinbarung erlöschen die Lizenzrechte der/des Nutzer:in/s am DZIF-Portal und diese/r hat unverzüglich (a) die Nutzung des DZIF-Portals einzustellen und (b) jegliche DZIF-Portal-Dokumentation(en), Passwörter und Zugangscodes und alle anderen Vertraulichen Informationen vom DZIF, die sich im Besitz, im Gewahrsam oder in der Kontrolle der/des Nutzer:in/s befinden, zu löschen.
(1) Jede Partei (als empfangende Partei) muss die Informationen der anderen Partei vertraulich behandeln und darf diese nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dies ist durch diese Vereinbarung gestattet.
(2) Jede Partei (als empfangende Partei) darf die vertraulichen Informationen der anderen Partei nur zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen und zur Ausübung ihrer Rechte aus dieser Vereinbarung verwenden.
(3) Jede Partei kann die vertraulichen Informationen der anderen Partei mit ihren Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen und mit denen ihrer verbundenen Unternehmen teilen, sofern diese ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der vertraulichen Informationen haben, vorausgesetzt, dass die Partei für die Einhaltung der Bestimmungen des § 9 durch jegliche Empfänger:innen verantwortlich bleibt und dass diese Empfänger:innen an Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden sind, die nicht weniger streng sind als die in diesem Abschnitt dargelegten.
(4) Diese Geheimhaltungspflichten gelten nicht für (und vertrauliche Informationen beinhalten nicht) Informationen, die ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich bekannt sind oder werden, der empfangenden Partei vor Erhalt der vertraulichen Informationen bekannt waren, die die empfangende Partei rechtmäßig von einem Dritten ohne Verletzung einer Geheimhaltungspflicht erhalten hat oder von der empfangenden Partei erarbeitet werden, ohne die vertraulichen Informationen der offenlegenden Partei zu verwenden.
(5) Eine Partei kann auch die vertraulichen Informationen der anderen Partei in dem gesetzlich oder durch Gerichtsbeschluss vorgeschriebenen Umfang offenlegen, vorausgesetzt, sie informiert die andere Partei im Voraus (sofern gesetzlich zulässig) und unterstützt die andere Partei bei allen Bemühungen, eine vertrauliche Behandlung der Informationen zu erhalten.
(6) Die Parteien erkennen an, dass die Offenlegung vertraulicher Informationen einen erheblichen Schaden verursachen kann, für den Schadensersatz allein möglicherweise keine ausreichende Abhilfe ist.
(7) Die Parteien halten klarstellend fest, dass die weiteren gesetzlichen Ansprüche (z. B. Unterlassungs-, Auskunfts-, Löschungsansprüche etc.) einschließlich der Geltendmachung im einstweiligen Rechtsschutz unberührt bleiben.
(1) Jede Änderung oder Ergänzung dieser Vereinbarung muss schriftlich erfolgen. Künftige Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung aus technischen oder rechtlichen Gründen sind nicht ausgeschlossen.
(2) Sollte eine Bestimmung oder ein Teil dieser Vereinbarung unwirksam oder nicht durchsetzbar sein oder werden, so wird dadurch die Gültigkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht berührt. Das DZIF und der/die Nutzer:in sind im Rahmen des Zumutbaren nach Treu und Glauben verpflichtet, die unwirksame oder nicht durchsetzbare Bestimmung durch eine ihr gleichkommend wirksame und durchsetzbare Regelung zu ersetzen, sofern dadurch keine wesentliche Änderung des Inhalts dieser Vereinbarung herbeigeführt wird. Entsprechendes gilt für Regelungslücken.
(3) Diese Vereinbarung unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Kollisionsrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist Braunschweig, Deutschland.
(4) Das DZIF behält sich vor, aus geschäftlichen Gründen und um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die Nutzung (z. B. Aktivität von Logins) des DZIF-Portals zu kontrollieren. Die Kontrollen werden nur im gesetzlich zulässigen Rahmen durchgeführt. Das DZIF behält sich im Rahmen dessen das Recht vor, Inhalte, die auf die Plattform geladen wurden oder über die Plattform versendet wurden, zu entfernen oder zu kontrollieren. Dies erfolgt, um sicherzustellen, dass das DZIF-Portal rechtmäßig und im Einklang mit diesen Vereinbarungen genutzt wird sowie um Hilfestellung bei der Untersuchung unrechtmäßiger Handlungen zu leisten und um etwaigen rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie das DZIF-Portal nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
Die Datenverarbeitung im DZIF-Portal erfolgt durch das Deutsche Zentrum für Infektionsforschung (DZIF) und dessen Mitgliedseinrichtungen und seinen assoziierten Partnern. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen. Daten werden beispielsweise dadurch erhoben, indem diese von den Nutzer:innen im DZIF-Portal eingegeben werden. Daten werden automatisch bei der Nutzung des DZIF-Portals durch IT-Systeme des DZIF erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie das DZIF-Portal betreten. Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung des DZIF-Portals zu gewährleisten. Alle Daten werden auf einem Server im Geltungsbereich der EU-DSGVO gespeichert. Wir berücksichtigen bei der Datenweitergabe an externe Dienstleister das Grundprinzip der Datensparsamkeit. Auskunft über Daten, Sperrung oder Löschung von Daten kann der Betroffene schriftlich über die E-Mail-Adresse datenschutz@dzif.de beantragen. Sollte ein widerrechtlicher Zugriff auf die Daten unseres Servers erkannt werden, so wird dies umgehend an den Datenschutzbeauftragten des DZIF gemeldet werden. Der/die Betroffene wird über den Fremdzugriff informiert.
Das DZIF-Portal nutzt für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verschiedene Dienste. Je nach Dienst kann die Speicherdauer der Daten variieren. Die konkrete Speicherdauer für den entsprechenden Dienst ist der jeweiligen Datenschutzerklärung zu entnehmen.
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Unter Ziff. 3.7., 3.8. und 3.9. sind nähere Angaben zu Betroffenenrechten zu finden.
| Externer Dienstleister | Sitz und Anschrift | Zwecke der Verarbeitung | Datenkategorien |
|---|---|---|---|
| Hetzner | Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany | Hoster | s. die Auflistung der Datenkategorien unten |
| Brevo | Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Germany | E-Mails an die Nutzer:innen der Plattform werden zukünftig über die vom Dienstleister bereitgestellte Infrastruktur verschickt | E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname |
| Werk21 | Werk21 GmbH, Krausnickstraße 3, 10115 Berlin (Mitte), Germany | Austausch Profilinformationen (wie TI/TTU/Standortzugehörigkeit, DZIFPublikationen, DZIF Forschungsbereiche und Projekte) |
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Telefon: 0049531 6181 1152
E-Mail: datenschutz@dzif.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben personenbezogene Daten im DZIF-Portal, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.
Die Datenverarbeitung basiert zum einen auf dem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insofern es sich bei der Nutzung des DZIF-Portals um Mitarbeitende des DZIF und dessen Mitgliedseinrichtungen und assoziierten Partnern handelt.
Bei Gastnutzer:innen der Deutschen Zentren für Gesundheitsforschung (nachstehend „DZG“ oder „DZG-Gastnutzer:innen“) basiert die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Vertragsbeziehung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zwischen dem DZIF und dem DZG. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.
Als externer Datenschutzbeauftragter benannt ist die
BREDEX GmbH | Lindentwete 1 | 38100 Braunschweig
Telefon: 0531-243300 | E-Mail: edsb@bredex.de
Der DT-Hub wird betrieben und gepflegt am Helmholtz Zentrum München.
Datenschutzerklärung des DT-Hubs
Datenschutzerklärung des DZIF-ZBR
Datenschutzerklärung des DZIF-MDR
Besucher:inneninformationen:
Verhalten der Besucher:innen:
Bei der Nutzung können bestimmte Daten anonymisiert oder maskiert werden, um die Identität der Besucher:innen zu schützen.
Ein Verfügbarmachen der o. g. Informationen an externe Dienstleister oder eine Veröffentlichung (bspw. eine öffentliche Team-Seite) ist nicht vorgesehen und bedarf der expliziten Zustimmung der Nutzer:in.
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(1) The German Center for Infection Research (hereinafter ‘DZIF’) maintains a platform for internal company communication, which is primarily aimed at people working for and within the DZIF. This is the so-called DZIF portal. Furthermore, access to the portal is also granted to other (guest) users, who are defined in more detail in § 1 lit. a. (see below).
(2) By accessing or using the DZIF portal, the user declares his or her full agreement with these terms of use and the following terms of use (hereinafter referred to as ‘agreement’). Further provisions can be found in § 2 (see below).
(3) This agreement for the DZIF portal is intended to ensure responsible use of this platform. The DZIF pursues several goals with this platform. On the one hand, the exchange of information within the DZIF is to be made faster and more attractive, and on the other hand, employees are to be able to maintain contacts within the DZIF. Use of the portal is free of charge for users.
(4) If the user uses the portal and/or associated services on behalf of a company or other organisation, then ‘user’ also refers to this organisation, so that the organisation is also bound by this agreement.
(5) This agreement applies to users based in Germany and is concluded with:
Deutsches Zentrum für Infektionsforschung e.V.
(German Center for Infection Research)
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(6) The following is therefore a code of rules that should be adhered to in order to enable meaningful and legally compliant use of the intranet.
(1) Users must register for the DZIF portal (account opening) in order to use the DZIF portal. The account information they provide (hereinafter referred to as ‘data’) must be correct, up to date and complete for the mandatory fields. Users agree to keep their data up to date so that the DZIF or its affiliated companies can send messages, statements and other information by email or via the user account.
(2) To register, an email address of the user is required as a username. During the registration process, the user selects their own password. The exchange of information by employees is only permitted if the data subjects have consented to this automated processing. The exchange of information on users that is not directly related to the employment relationship is only permitted if the processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or the data subject’s corresponding employer (more specifically, a DZIF partner organisation) is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract.
(3) Between the parties, the user is responsible for the correctness and completeness of his/her data.
(4) The user must ensure that all IDs, passwords and other access data for the DZIF portal service are treated in strict confidence and are not passed on to unauthorised persons. Each user of the portal is therefore obliged to keep his/her password secret and not to provide false personal data in his/her profile. The user is responsible for all actions taken using his/her accounts, passwords or access data. The user must inform the DZIF immediately of any security breach or unauthorised use of his/her account.
(5) Accounts are only granted to users themselves and may not be shared with others.
(6) After successful registration, the user is redirected to the editing mode of his personal profile. When creating the profile, information can be provided on the following points, for example:
(1) The DZIF portal gives users the opportunity to use it for business purposes. Official use of the portal is any use by the user that is directly related to work for the DZIF or external cooperation partners.
(2) The DZIF grants the user a worldwide, non-exclusive, non-transferable, non-sublicensable right of use and a right of use (hereinafter ‘licence’) during the respective period of use, to access and use the specified portal services, but only in accordance with the terms and conditions of this agreement, including, but not limited to, all applicable service-specific terms, documentation, and all applicable descriptions of the scope of use.
(3) The following actions are in particular prohibited for the user:
(1) The User retains all rights, title and interest (including all intellectual property rights) in and to the User Data between the parties. In this respect, the user hereby grants the DZIF a non-exclusive, worldwide, royalty-free right and licence to collect, use, copy, display, execute, store, transmit, modify and create derivative works of the user data, but only to the extent necessary to provide the portal service and related services to the user.
(2) The DZIF is committed to taking commercially reasonable technical and organisational measures to protect user data from unauthorised disclosure and alteration, which are described on the DZIF website and currently available at the following link: https://legal.dzif.de/toms.
(3) The DZIF’s security measures include:
a. the storage of data on servers in physically secured locations within the scope of the EU-GDPR;
b. the use of firewalls, access controls and similar security technologies to protect data from unauthorised disclosure and alteration.
(4) Information that a user posts, including his/her personal data, is thereby made accessible to other users in the DZIF portal. Some areas of the DZIF portal are accessible to all users, such as the (employee) profile. Other areas, such as a project group, are only accessible to a limited group of users. Personal data relating to contact details, position in the company, location, professional experience, skills and qualifications are accessible to all users within the DZIF portal. The user’s personal data is used to enable all other users to find the other user and their contact details.
(5) Users may not upload personal data of third parties within the DZIF Portal without first obtaining the consent of the third party. The third party shall be informed that his or her personal data may be exchanged within the DZIF Portal. In the case of persons who are not legally competent, consent must be given by their legal representative.
(1) The user is obliged in particular:
a. to comply with all third-party terms and conditions that apply to all third-party services used in connection with the DZIF portal service;
b. not to take any action that would cause the DZIF, its affiliates or the Portal Service to be subject to third-party terms;
(2) The user acknowledges that the DZIF does not monitor or review the content and that the user is responsible for his/her uploaded or published content between the parties.
(3) By using the DZIF portal, the user agrees in particular that all content that he/she uploads, links to or refers to is lawful and that he/she does not upload, link to or refer to any content that:
(4) The portal makes it possible to communicate, collaborate and maintain networks with others. Each user therefore undertakes to always act lawfully and, in particular, to refrain from actions or other behaviour
(5) Each user is obliged to act responsibly when using the DZIF portal and in particular:
(1) Both parties shall indemnify each other against all claims asserted by third parties against the respective party and which are based on culpable conduct by the respective party or persons attributable to it.
(2) Each party shall have unlimited liability in the event of intentional or grossly negligent conduct.
(3) The liability restrictions of § 6 do not apply to damages resulting from injury to life, body or health that are based on a culpable breach of duty.
(4) Neither party is liable for provided incorrect information that is based on errors from third parties, unless they are subcontractors, authorised agents or other third parties that are under the control of the relevant party.
(5) The entire DZIF portal technology and the associated services are provided ‘as is’ and ‘as available’. In this respect, the DZIF does not provide any express or tacit, legal or other guarantee, including, but not limited to, guarantees of marketability, ownership, suitability for a specific purpose or non-violation of rights.
(6) The DZIF does not provide any other assurances, guarantees or warranties that the DZIF portal technology meets the requirements or expectations of the user, that the data is correct, complete or loss-free, or that the portal technology is available in a timely, uninterrupted or error-free manner.
(7) The DZIF would like to point out to the user that restrictions or impairments of the DZIF portal may arise that are beyond the control of the DZIF. These include, in particular, actions by third parties not acting on behalf of the DZIF, technical conditions of the DZIF portal that cannot be influenced by the DZIF, and force majeure. The hardware, software and technical infrastructure used by users can also affect the use of the DZIF portal. Insofar as such circumstances affect the availability or functionality of the DZIF portal, this has no effect on the contractual compliance of this agreement.
(8) The DZIF is in no way responsible or liable for third-party services or non-DZIF portal services (including delays, interruptions, transmission errors, security failures and other problems caused by these elements) that are provided by users in violation of this agreement, or for the collection or use and disclosure of data authorised by this agreement.
(9) DZIF does not warrant that its security measures are error-free and is not responsible or liable for unauthorised access that is beyond DZIF’s reasonable control.
(10) The liability exclusions of § 6 shall apply to the maximum extent permitted by applicable law, notwithstanding any provisions to the contrary in this Agreement. The user may have further statutory rights.
(11) The limitations of liability arising from the provisions of § 6 shall apply to the same extent in favour of the organs, legal representatives, employees and other vicarious agents of the DZIF.
(1) The DZIF provides web-based support via its website (currently available at https://support.dzif.de).
(2) All support services are subject to the agreement described here.
(1) This agreement between the parties shall remain in effect until the user actively closes his/her account. For example, this may be the case for users who are internal employees of DZIF member institutions when their employment relationship ends.
(2) Either party may terminate this agreement if the other party is responsible for a material breach of this agreement.
(3) The DZIF may also terminate this agreement with immediate effect if the user violates the provisions of § 3 and/or § 5 or if the user repeatedly violates this agreement.
(4) Upon termination of this agreement, the user’s licence rights to the DZIF portal shall expire and the user must immediately (a) cease use of the DZIF portal and (b) delete all DZIF portal documentation, passwords and access codes and all other DZIF confidential information in the possession, custody or control of the user.
(1) Each party (as receiving party) must treat the information of the other party confidentially and may not disclose it to third parties, unless this is permitted by this agreement.
(2) Each party (as receiving party) may use the confidential information of the other party only to fulfil its obligations and to exercise its rights under this agreement.
(3) Each party may share the other party’s confidential information with its employees or contractors and with those of its affiliates who have a legitimate interest in knowing the confidential information, provided that the party remains responsible for ensuring that any recipient complies with the provisions of Section 9 and that such recipients are bound by confidentiality obligations that are no less stringent than those set forth in this section.
(4) These confidentiality obligations shall not apply to (and confidential information shall not include) information that is or becomes publicly known through no fault of the receiving party, was known to the receiving party prior to receiving the confidential information, was lawfully obtained by the receiving party from a third party without violating any confidentiality obligation, or is developed by the receiving party without using the disclosing party’s confidential information.
(5) A party may also disclose the other party’s confidential information to the extent required by law or court order, provided that it informs the other party in advance (to the extent permitted by law) and assists the other party in all efforts to maintain the confidentiality of the information.
(6) The parties acknowledge that the disclosure of confidential information may cause significant harm for which damages alone may not be a sufficient remedy.
(7) The parties state for the avoidance of doubt that this shall be without prejudice to further statutory claims (e.g. claims for injunctive relief, information, deletion, etc.), including the assertion of such claims in interim relief proceedings.
(1) Any amendment or addition to this agreement must be made in writing. Future amendments and additions to this agreement for technical or legal reasons are not excluded.
(2) Should any provision or part of this agreement be or become invalid or unenforceable, the validity of the remaining agreement shall not be affected. The DZIF and the user are obliged, within the bounds of reasonableness and in good faith, to replace the invalid or unenforceable provision with a valid and enforceable provision that is equivalent to it, provided that this does not result in a substantial change to the content of this agreement. The same applies to regulatory gaps.
(3) This agreement is subject to the laws of the Federal Republic of Germany, excluding the conflict of laws. The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from and in connection with this agreement is Braunschweig, Germany.
(4) The DZIF reserves the right to control the use (e.g. activity of logins) of the DZIF portal for business reasons and to fulfil its legal obligations. The controls will only be carried out to the extent permitted by law. In this context, the DZIF reserves the right to remove or control content that has been uploaded to or sent via the platform. This is done to ensure that the DZIF portal is used lawfully and in accordance with these agreements, to provide assistance in investigating unlawful acts and to comply with any legal obligations.
Please note that this is a translation of the legally valid German version of the Privacy Policy. It is provided for convenience only.
The following information provides a simple overview of what happens to personal data when you use the DZIF portal. Personal data is any data that can be used to identify you personally. For detailed information on the subject of data protection, please refer to our data protection declaration listed below this text.
Data processing in the DZIF portal is carried out by the German Centre for Infection Research (DZIF) and its member institutions and associated partners. Their contact details can be found in the section ‘Information on the controller’ in this privacy policy. Data is collected, for example, when it is entered by users in the DZIF portal. Data is automatically collected by DZIF IT systems when the DZIF portal is used. This is primarily technical data (e.g. internet browser, operating system or time of page view). This data is collected automatically as soon as you enter the DZIF portal. Some of the data is collected in order to ensure the error-free provision of the DZIF portal. All data is stored on a server within the scope of the EU GDPR. We observe the basic principle of data minimisation when transferring data to external service providers. The data subject can request information about data, blocking or deletion of data in writing via the e-mail address info@dzif.de. If unlawful access to the data on our server is recognised, this will be reported immediately to the DZIF data protection officer. The data subject will be informed of the unauthorised access.
The DZIF portal uses various services for the processing of personal data. The storage period of the data may vary depending on the service. The specific storage period for the corresponding services can be found in the respective privacy policy.
You have the right to receive information about the origin, recipient and purpose of your stored personal data free of charge at any time. You also have the right to request the correction or deletion of this data. If you have given your consent to data processing, you can revoke this consent at any time for the future. You also have the right to request the restriction of the processing of your personal data under certain circumstances. Furthermore, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority. Further information on the rights of data subjects can be found in sections 3.7, 3.8 and 3.9.
| External service provider | Registered office and address | Purposes of processing | Data categories |
|---|---|---|---|
| Hetzner | Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany | Hoster | See the list of data categories below |
| Brevo | Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Germany | In-future, emails to platform users will be sent via the infrastructure provided by the service provider | Email-adress, first name and surname |
| Werk21 | Werk21 GmbH, Krausnickstraße 3, 10115 Berlin (Mitte), Germany | Exchange profile information (such as TI/TTU/location affiliation, DZIF publications, DZIF research areas and projects) |
Hetzner servers are used for the website.
The DZIF treats your personal data confidentially and in accordance with the statutory data protection regulations and this privacy policy. When you use the DZIF portal, various personal data are collected. Personal data is data that can be used to identify you personally. This privacy policy explains what data we collect and what we use it for (see section 6 of the privacy policy). It also explains how and for what purpose this is done. We would like to point out that data transmission over the Internet may be subject to security vulnerabilities. Complete protection of data against access by third parties is not possible.
The controller for data processing in the DZIF portal is
German Centre for Infection Research e. V.
Inhoffenstr. 7
38124 Braunschweig
Telephone: 0049531 6181 1152
E-mail: datenschutz@dzif.de
The controller is the natural or legal person who alone or jointly with others determines the purposes and means of the processing of personal data.
Unless a more specific storage period has been specified in this privacy policy, personal data will remain on the DZIF portal until the purpose for which it was processed no longer applies. If you assert a justified request for deletion, your data will be deleted unless we have other legally permissible reasons for storing your personal data (e.g. retention periods under tax or commercial law); in the latter case, deletion will take place after these reasons no longer apply.
On the one hand, data processing is based on the legitimate interest pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR, insofar as the DZIF portal is used by employees of the DZIF and its member institutions and associated partners.
For guest users of the German Centres for Health Research (hereinafter ‘DZG’ or ‘DZG guest users’), data processing is based on a contractual relationship between the DZIF and the DZG pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b GDPR. Information on the relevant legal bases in each individual case is provided in the following paragraphs of this privacy policy.
The following has been appointed as external data protection officer
BREDEX GmbH | Lindentwete 1 | 38100 Braunschweig
Telephone: 0531-243300 | e-mail: edsb@bredex.de
The DZIF uses tools that process data in the EU or EEA. However, it cannot be ruled out that data may be processed in third countries that are not secure under data protection law when using the DZIF portal.
You can withdraw your consent to data processing at any time. The lawfulness of the data processing carried out until the revocation remains unaffected by the revocation. If you withdraw your consent, you will no longer be able to use the DZIF portal.
In the event of infringements of the GDPR, data subjects have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of their habitual residence, place of work or place of the alleged infringement. The right to lodge a complaint is without prejudice to any other administrative or judicial remedies.
You have the right to have data handed over to yourself or to a third party in a commonly used, machine-readable format. If you request the direct transfer of the data to another controller, this will only take place if it is technically feasible.
Within the framework of the applicable legal provisions, you have the right to free information about your stored personal data, its origin and recipients and the purpose of the data processing and, if necessary, a right to correction or deletion of this data at any time. You can contact us at any time regarding this and other questions on the subject of personal data.
You have the right to request the restriction of the processing of your personal data. You can contact us at any time to do this. If the processing of your personal data was/is unlawful, you can request the restriction of data processing instead of erasure. If we no longer need your personal data, but you need it for the exercise, defence or assertion of legal claims, you have the right to request the restriction of the processing of your personal data instead of its erasure. If you have lodged an objection in accordance with Art. 21 para. 1 GDPR, a balance must be struck between your interests and ours. As long as it has not yet been determined whose interests prevail, you have the right to request the restriction of the processing of your personal data. If you have restricted the processing of your personal data, this data - apart from its storage - may only be processed with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person or for reasons of important public interest of the European Union or of a Member State.
Data is collected in the DZIF portal using the following DZIF services.
The user accounts, groups, group memberships and global roles are managed in Keycloak as a central login, so-called Single Sign On Login (SSO). All connected services can use the SSO to authenticate the user accounts stored in the SSO. Global roles are defined in the DZIF that are independent of a specific service and a specific assignment to a location. The specific assignment to a project or location takes place via group memberships stored in the SSO. This information is saved. Users are authorised via the admin interface. When users are activated, they are given access to the various services of the DZIF portal, which are described in more detail below. Users can independently apply for group membership via the group interface. These applications are processed by the group administrators. Group membership automatically gives users access to group-specific content (cloud folders, chat groups, mailing list, etc.).
As a cloud solution, the open source software Nextcloud is hosted and managed in-house. Documents and files can be exchanged and collaboratively worked on here. In addition to file metadata (information about uploaded files, folder structure and authorisations), log data (activities such as login names, login date, login time, file changes and access attempts) is recorded and stored to ensure the security and integrity of the system. During the editing process in the ‘collaboration module’, i.e. when several users are working on documents, changes, comments and editing histories are recorded to enable and secure collaboration.
The open source software Element/Matrix is used as a chat solution, with an Element client and a Matrix server hosted and managed independently. Element/Matrix stores information about your chat messages, group conversations and shared files to enable and track communication between users. In addition, metadata such as message timestamps, IP addresses and device information is collected to ensure the reliability of the service and maintain security logs. The chat and the included media are end-to-end encrypted.
A platform for code sharing is to be set up within the DZIF for collaboration purposes in order to be able to work together on software, data pipelines, etc. This platform will be hosted independently and will be used by the DZIF. This will be hosted and managed independently. When using the platform, information about the code contributions created by users, commit histories and changes to the source code are usually stored, as well as activity logs. Activities such as uploading files, creating issues and pull requests and commenting in discussions are recorded to ensure collaboration and traceability.
For collaboration purposes, a wiki solution is to be used for a low-threshold exchange of information/knowledge within the DZIF in order to jointly build up a knowledge database. This will be hosted and managed independently. During use, content data is generated, e.g. content created by users, including wiki pages, articles, images and files, to enable access and sharing of this information. Furthermore, the editing history is stored to enable version control and tracking of changes. Metadata, such as timestamps of edits and accesses, is recorded to support the administration of the wiki and the logging of activities.
A profile database for the DZIF is being set up for contact management and to strengthen the networking of researchers within the DZIF. This will enable users to search for contacts. The profile database is independently hosted and managed. User profile data is stored here, such as name, institute affiliation, TI/TTU membership, DZIF publications, DZIF research projects, contact information, etc.
The portal will be supplemented with a content management system to centralise internal information, documents, guidelines and training materials so that users can easily access them. Furthermore, news, announcements and upcoming events can be communicated to all users.
The DZIF portal provides a platform for managing reports, e.g. interim reports, final reports, indicator reports, etc. Users can create, edit and submit reports. The report content is saved for this purpose. This includes the actual information and data contained in the report, such as performance metrics, project progress, information on the use of funding, cooperation partners, utilisation of results, etc. Furthermore, meta-information such as access and editing logs (information on who has accessed the report and what changes have been made to it) is recorded and stored to ensure report integrity and security. The factual reports (interim, short and final reports) to be submitted via the platform serve to fulfil the contractual factual reporting obligation with regard to the interim reports and the proof of use vis-à-vis the DZIF Funding Management at the Helmholtz Centre for Infection Research GmbH (DZIF member institution) and are also used by the DZIF for project controlling purposes. The user assures to inform the persons concerned in the context of the proof of use in accordance with Art. 13 GDPR about the processing of personal data and the transmission of data in the DZIF portal. In accordance with Art. 14 para. 1 to 4 GDPR, the operator is not obliged to provide information pursuant to Art. 14 para. 5 GDPR.
The Data & Tools Hub (https://dt-hub.dzif.de/) consolidates and presents a range of DZIF resources in order to make them findable and accessible primarily for DZIF-associated scientists. In this way, the publicly accessible website supports collaboration with external scientists. The presentation and access to the resources can be customised to the respective requirements of the resource owners and can be provided with different rights (read, read + download). In order to download resources, users must register and then log in using the SSO described under 4.1. The user then has the option of downloading released resources directly (download function). To deposit resources in the DT Hub, the following data is created if the user acts as the resource provider and is made publicly accessible with the resource:
The DT-Hub is operated and maintained at Helmholtz Zentrum München.
Privacy policy of the DT-HubWithin the DZIF, human biospecimens are collected as part of the various research areas in different studies. The DZIF-ZBR was established to make these available for research throughout the DZIF. In future, the DZIF-ZBR will provide an overview of all biosamples available at the DZIF. To this end, i2b2 was used as a tool to enable users to perform search queries that provide scientists with an overview (exclusively aggregated data) of available biospecimens and associated data. This enables them to better plan and structure their projects / plans in advance. In addition, it serves to improve networking and cooperation and thus supports translational research at the DZIF. biospecimen-associated information collected at the partner sites is transferred to the DZIF-ZBR in pseudonymised form using a data transfer system developed in-house. This includes information on the number of samples, sample type, storage, pre-analysis and a minimum data set of clinical and medical data to enable the selection of suitable biosamples for research projects. In addition, aggregated data on the type and number of biosamples collected in the DZIF or in individual research areas/projects are published in reports and on the DZIF-ZBR websites (zbr.dzif.de and www.dzif.de/zbr) of the TI BBD. In future, it will be possible to log in via the SSO mentioned under 4.1. in order to carry out search queries yourself. The DZIF-ZBR has its own data protection concept, which will be made available to the cooperation partners. This contains a cooperation agreement between data owners and the operators of the DZIF-ZBR at Helmholtz Zentrum München.
Privacy policy of the DZIF-ZBRThe DZIF Metadata Repository (DZIF-MDR) is a central tool for the harmonisation and standardisation of metadata in the DZIF. It is designed to improve data management, quality and collaboration and is intended to map the DZIF core dataset in the future, taking into account international standards such as SNOMED-CT, LOINC, ICD-10 and ATC. Researchers will benefit from the DZIF MDR in a variety of ways, including easy retrieval of dataset descriptions, reuse of data definitions, transparent change history and simplified data integration. The design of the DZIF-MDR is based on the metadata schema of the German Centre for Lung Research (DZL) and its CoMetaR application (https://data.dzl.de/cometar/#/) and ensures robust management of metadata. The main features include compliance with the FAIR principles, interaction with the DZIF-ZBR (see 4.10), and public availability.
Privacy policy of the DZIF-MDRThe DZIF Helpdesk serves as the first point of contact for help and support on epidemiological questions, questions on statistics and methodology, questions on study design, data protection, etc. and also for technical support. For this purpose, contact information (name, e-mail) and communication history are recorded and stored.
Matomo is an open source web analysis platform used to collect and analyse information about the use of the DZIF portal. Matomo is independently hosted and managed. The following data is collected:
Visitor information:
Visitor behaviour:
During use, certain data may be anonymised or masked in order to protect the identity of visitors.
The e-mail addresses are used for the purpose of internal communication. This is done, for example, by sending a newsletter. DZIF Funding Management (DZIF-FMM) uses the e-mail addresses (users assigned to the projects and TTU/TI managers) to send automated e-mails as part of reporting and to send project-related and general information relating to DZIF funding. In addition, the resource owners who have made resources available via the DT Hub are contacted by email at regular intervals, e.g. to make updates to their resources.
The ORCID (https://orcid.org/) requested during registration is used to retrieve information on users’ scientific work (publications and posters) and display it internally in the DZIF portal. This information is available via the internal contact search module (DZIF contact search) and the profile module for users who are only logged in to the DZIF portal. The ORCID cannot be passed on to third parties. The data queried via ORCID is publicly available information that can be found in ORCID itself (https://orcid.org/), on PubMed (https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/) or Web of Science (https://www.webofscience.com/). This information was extracted via their public development interfaces and websites. We summarise the following information on the publications:
Making the above-mentioned information available to external service providers or publication (e.g. a public team page) is not intended and requires the explicit consent of the user.
Data processing for guest users is based on the contractual relationship pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b GDPR. The contractual relationship arises through acceptance of the general terms of use for the DZIF portal, which DSG users undertake by registering on the DZIF portal. In the context of data processing, we refer to the applicable General Terms of Use. Information on the relevant legal bases is provided in the following paragraphs of this privacy policy. Data processing is also based on the legitimate interest pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR, insofar as the DZIF portal is used by employees of the DZIF and its member institutions and associated partners.
The groups of persons affected by data processing are employees of the DZIF and its member institutions and associated partners as well as guest users.
The following personal data is collected and stored during data processing